Steg 2: Lämna anbud
Skriv anbud
Anbudstiden är begränsad, så det är lämpligt att planera arbetet i god tid. Detta gäller särskilt om du som leverantör planerar att en underleverantör ska användas eller om anbudet ska lämnas från en gruppering av företag.
Uppfyllnad och kontroll av ställda krav
Besvara uttömmande alla frågor i upphandlingsdokumenten, så att det tydligt framgår att du uppfyller alla krav. Beskriv även noggrant hur du uppfyller tilldelningskriterierna, så att du får bästa möjliga resultat i utvärderingen.
Begränsad möjlighet till förhandling
I offentlig upphandling är det inte tillåtet att göra väsentliga förändringar av krav eller att göra tillägg och ändringar i förfrågningsunderlaget under upphandlingsprocessen. Leverantörer som i sina anbud lämnar ett förbehåll eller reserverar sig mot något villkor i upphandlingsunderlaget kan få sitt anbud förkastat. Då det även är begränsade möjligheter till förhandling om villkoren i upphandlingsunderlaget är det viktigt att du vid anbudsinlämningen säkerställer att anbudet är fullständigt ifyllt och att du lämnat dina bästa villkor. Anledningen till detta är de grundläggande principerna om transparens och likabehandling. Samma regler råder vid avrop.
Lämna ett korrekt och fullständigt anbud
- Lämna korrekta och kompletta uppgifter utan reservationer. Ofullständiga anbud är tyvärr vanliga och får ej beaktas.
- Lämna ditt anbud inom utsatt tid. För sent inlämnade anbud får inte beaktas.
- Svara på alla frågorna i förfrågningsunderlaget. Enbart det som framgår av anbudet prövas och utvärderas. Hänvisa inte till webbplatser eller andra källor om detta inte efterfrågas.
- Anbudet måste vara tydligt. Statens inköpscentral är inte skyldig att låta dig göra förtydliganden eller kompletteringar.
- Behörig företrädare för anbudsgivaren ska underteckna anbudet för att det ska vara giltigt.
- Se till att ditt anbud är författat på efterfrågat språk.
- Se till att du har bifogat samtliga efterfrågade dokument och att de är aktuella.
- Förvissa dig om att kontaktinformationen, om sådan efterfrågas, till dina referenser är uppdaterade.
Kvalificering, prövning och utvärdering av anbud
Anbudsöppning
På öppningsdagen öppnas samtliga anbud i närvaro av minst två personer från Statens inköpscentral. Arbetet protokollförs och sker under absolut sekretess.
Statens inköpscentral granskar alla anbud som kommit in i rätt tid. Prövning sker av uppfyllnad av formella krav, kvalificeringskrav och krav på varan eller tjänsten. Om samtliga obligatoriska krav är uppfyllda, utvärderas anbudet enligt angiven grund. Anbuden prövas strikt utifrån de krav som angetts i upphandlingsdokumenten.
1. Formella krav
Formella krav avser krav på själva anbudet, till exempel om anbuden är inlämnade i tid, om det är utformade på efterfrågat språk och om det är undertecknat av behörig företrädare för leverantören.
Uteslutande av företag från upphandlingen
Statens inköpscentral ska i vissa fall utesluta en leverantör på grund av brott mot LOU. Det gäller till exempel om leverantören enligt en lagakraftvunnen dom blivit dömt för allvarlig ekonomisk brottslighet. Detta gäller även leverantörens företrädare. Det kan dock finnas möjligheter för leverantören till s.k. Self cleaning.
Statens inköpscentral får utesluta en leverantör som till exempel är dömd för brott/allvarligt fel i yrkesutövningen.
2. Kvalificeringskrav
I leverantörskvalificeringen kontrollerar Statens inköpscentral att företaget uppfyller de krav som är ställda på leverantören i upphandlingen. Kraven på leverantören kan avse ekonomisk, teknisk och yrkesmässig kapacitet.
3. Krav på varan eller tjänsten
Efter leverantörskvalificeringen bedömer Statens inköpscentral om anbuden uppfyller de krav som ställts på varan eller tjänsten. Observera att ramavtalet kan ge möjlighet för avropsberättigade att senare precisera befintliga krav i sina avrop.
Utvärdering av anbuden
Anbuden måste uppfylla alla obligatoriska krav (så kallade ska-krav) i upphandlingsdokumenten för att få vara med i anbudsutvärderingen.
Efter att ha prövat att kraven uppfylls utvärderar Statens inköpscentral de kvarvarande anbuden enligt den valda grunden för tilldelning av ramavtal. Grunden är antingen det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet, kostnaden eller priset.
Onormalt lågt anbud
Statens inköpscentral kan bedöma anbud som onormalt lågt. I dessa fall kontaktar vi skriftligen anbudsgivaren för att ge denne möjlighet att förklara det låga anbudet. Om inte anbudsgivaren lämnar ett tillfredsställande svar ska Statens inköpscentral förkasta anbudet. Leverantören informeras då om detta.
Bästa anbudet väljs
Efter avslutad utvärdering fattar Statens inköpscentral ett beslut om vilken eller vilka leverantörer som tilldelas ramavtal.
Underrättelse om tilldelningsbeslut
När Statens inköpscentral har fattat ett beslut om vilken eller vilka leverantörer som tilldelas ramavtal, underrättas samtliga anbudsgivare. Detta gäller även vid beslut om att avbryta upphandlingen.
Underrättelse om tilldelningsbeslutet innehåller
- beslut om vilka leverantörer som ska erhåller ramavtal, samt skäl till beslutet
- information om vilka bedömningar som gjorts utifrån utvärderingsgrunden som använts, samt resultatet av utvärderingen
- information om den tid under vilket ramavtal inte får ingås (så kallad avtalsspärr).Vanligtvis är denna period tio dagar efter meddelat beslut. Om du är missnöjd med beslutet och har sakliga skäl kan du ansöka om överprövning hos Förvaltningsrätten i Stockholm under den här perioden. Alternativt ansöker du om omprövning av tilldelningsbeslutet hos Statens inköpscentral.
Sekretess
I och med att samtliga anbudsgivare underrättats om beslutet upphör den absoluta sekretessen. Nu omfattas ansökningar, anbud, beslut och protokoll i upphandlingen som huvudregel av offentlighetsprincipen. Det är dock möjligt att det fortfarande föreligger sekretess för vissa uppgifter. Läs mer om sekretess och offentlighetsprincipen i ordlistan.
Teckna ramavtal med Statens inköpscentral
Efter genomförd upphandling och tilldelningsbeslut är det nu dags att teckna ramavtal med Statens inköpscentral. Ramavtalet följer alltid de kommersiella villkor som angetts i upphandlingsdokumenten. Ramavtalet består av flera dokument som reglerar relationerna mellan parterna.
E-signering av ramavtal
Statens inköpscentral arbetar med elektronisk upphandling från anbud till och med avtal.
Det upphandlingssystem som används i dagsläget är TendSign. Samtliga statliga ramavtal undertecknas elektroniskt genom att båda parter signerar med e-legitimation.
När det är dags för signering kommer en länk skickas med e-post till den e-postadress som uppgetts i upphandlingen.