Att vara ramavtalsleverantör

Du är ramavtalsleverantör till Statens inköpscentral. Vad innebär det? Vi guidar dig genom processen i tre steg.

Steg 1: Rollen som ramavtalsleverantör

Organisationen

Du ska som ramavtalsleverantör ha en organisation och rutiner för att klara kommande avropsförfrågningar. Kvalificeringskraven, det vill säga de krav som i upphandlingen ställs på leverantören, ska vara uppfyllda under hela ramavtalsperioden.

Information till avropsberättigade

När du informerar myndigheter om ramavtalet ska det ske i enlighet med ramavtalets intentioner och innehåll. Dina kontakter med myndigheter får inte innebära ett kringgående av ramavtalet, LOU eller att du på annat sätt skaffar dig en otillbörlig konkurrensfördel.

För att visa att du är ramavtalsleverantör kan du använda dig av Statens inköpscentrals sigill. Läs mer om sigillet här.

Steg 2: Avrop

Avropsprocessen skiljer sig åt beroende på avropsform i respektive ramavtal. Nedan beskrivs avropsformer:

Avrop från ramavtal med samtliga villkor fastställda (rangordning)

Du har tilldelats en plats i rangordningen. Den avropsberättigade ska först kontakta ramavtalsleverantören med plats nummer ett (1) i rangordningen. Om denne inte kan leverera enligt avropsförfrågan ska nummer två (2) kontaktas osv. Det framgår av ramavtalet om och när myndigheten kan frångå rangordningen.

Myndigheten kan genomföra avrop direkt via ditt företags e-post, telefon eller onlinetjänst, beroende på vad som framgår av ramavtalet. Avropet kan ske med stöd av en avropsblankett som finns på avropa.se i de fall en sådan är framtagen för ramavtalsområdet. 

Avropsförfrågan innehåller normalt sett följande dokument:

• kravspecifikation, uppdragsbeskrivning eller liknande
• kontraktsutkast (eventuellt).

Ditt företag måste lämna ett avropssvar även om svaret innebär att du inte kan leverera. Observera att det i de flesta ramavtal inte är tillåtet att delegera rätten att ta emot eller lämna avropssvar. Det är inte heller tillåtet för en underleverantör att teckna kontrakt med en avropsberättigad.

Kom ihåg att lämna ditt avropssvar inom utsatt tid.

Avrop från ramavtal med förnyad konkurrensutsättning

En förnyad konkurrensutsättning innebär i praktiken en ”miniupphandling” där du som ramavtalsleverantör inbjuds att lämna anbud utifrån avropsförfrågan. Ramavtalsvillkoren gäller alltid.

Tänk på att:

• Lämna korrekta och kompletta uppgifter utan reservationer.
• Lämna ditt avropssvar inom utsatt tid. För sent inlämnade avropssvar får inte beaktas!

I ramavtal med förnyad konkurrensutsättning finns ingen rangordning bland ramavtalsleverantörerna. Istället har alla samma möjlighet och skyldighet att besvara myndigheternas avropsförfrågan. Kontraktet tilldelas den leverantör som har lämnat in det bästa anbudet. Ditt företag ska lämna ett avropssvar även om det innebär att du inte kan leverera.

Avropsförfrågan innehåller exempelvis följande dokument:

• kravspecifikation, uppdragsbeskrivning eller liknande
• kontraktsutkast (eventuellt bifogat, alternativt hänvisat till)
• avropsblankett (eventuellt).

Komboavtal

Ibland används i ramavtalet en kombination av avropsformer, exempelvis ”samtliga villkor fastställda” (rangordning) och ”förnyad konkurrensutsättning”. Detta innebär att avrop med samtliga villkor fastställda kan gälla vid avrop upp till ett visst värde, exempelvis 350 000 kronor, medan förnyad konkurrensutsättning används när avropsvärdet överstiger 350 000 kronor.

Avropssvaret

Du ska lämna avropssvar. Kan du inte leverera efterfrågade varor och/eller tjänster ska du skriftligen meddela myndigheten om detta.

Utvärdering av avropssvaret

När tidsfristen för att lämna avropssvar har löpt ut utvärderas avropssvaren på grundval av de utvärderingskriterier som angetts i avropsförfrågan. Kontrakt tilldelas den leverantör som har lämnat det för myndigheten bästa anbudet.

Tilldelningsbeslut

När utvärderingen är avslutad skickas tilldelningsbeslutet till de ramavtalsleverantörer som lämnat avropssvar. Tilldelningsbeslutet innehåller uppgift om vilken leverantör som blev tilldelad kontrakt, hur övriga anbud placerats i utvärderingen, samt en motivering till beslutet.

Frivillig avtalsspärr

Vid avrop kan kontrakt tecknas direkt efter att tilldelningsbeslut meddelats, såvida myndigheten inte väljer att tillämpa en så kallad frivillig avtalsspärr. I dessa fall måste myndigheten minst invänta de lagstadgade tio dagarna innan kontraktet kan undertecknas med vinnande ramavtalsleverantör.

Teckna kontrakt

Varor och/eller tjänster måste avropas och kontrakt tecknas inom ramavtalets giltighetstid. Leverans kan dock ske även efter att ramavtalets giltighetstid har löpt ut.

Kontraktet reglerar det rättsliga förhållandet mellan avropsberättigade och ramavtalsleverantören.

Steg 3: Leverans

Efter kontraktets undertecknande ska leveranser ske till myndigheten enligt angivna villkor.

Dialog med Statens inköpscentral

I kontakten med oss vill vi betona vikten av att du som leverantör i god tid informerar oss om viktiga händelser som berör ramavtalet, exempelvis:

• händelser som påverkar ramavtalet
• tillägg och byte av underleverantörer/återförsäljare
• avtalsöverlåtelse
• byte av kontaktperson/kontaktuppgifter
• namnbyte
• rekonstruktion
• fusioner
• konkurs
• andra förändringar i företaget.

Antikorruption

Korruption, eller blotta misstanken om korruption, inom den offentliga sektorn utgör ett hot mot det demokratiska systemet och kan ha en demoraliserande effekt i samhället. Riskerna för att förtroendet för den allmänna verksamheten skadas genom korruption måste därför motarbetas medvetet och konsekvent. Därför har Kammarkollegiet nolltolerans vad gäller korruption i alla former. Våra Ramavtalsleverantörer måste förebygga och förhindra att personliga relationer eller intressen påverkar affärsaktiviteter genom korruption. Vidare finns det en visselblåsarfunktion på Kammarkollegiets webbplats.

Parternas roll och ansvar

Parterna har olika roller och ansvar i ett statligt ramavtal. Detta kan vara bra att veta så att du vänder dig till rätt instans om du exempelvis vill ställa frågor. När det gäller Statens inköpscentrals ramavtal råder följande ansvarsförhållanden (observera att ytterligare ansvar kan förekomma i specifika ramavtal och kontrakt): 

Part	Roll och ansvar	Styrdokument
Statens inköpscentral	Upphandling och förvaltning av ramavtal	Ramavtalets huvuddokument
Ramavtalsleverantör	Svara på avropsförfrågningar, leverera varor och/eller tjänster enligt ramavtal och kontrakt	Ramavtalets huvuddokument och kontrakt
Avropsberättigad	Genomföra avrop och ansvara för att avropet sker enligt gällande ramavtal och lagstiftning	Förordningen (1998:796) om statlig inköpssamordning samt kontraktet