En organisation i ständig utveckling

Nyckeltal visar en verksamhet med stark utveckling

Vid en jämförelse av nyckeltalen från 2011 till 2020 visar siffrorna från Statens inköpscentral på en mycket expansiv utveckling. Antalet ramavtal har fördubblats, antalet leverantörer har ökat med 44 procent, omsättningen har ökat med 58 procent och antalet delområden med 275 procent.

 

Mot bakgrund av ökningen av samtliga nyckeltal, hur skulle du beskriva den gångna tioårsperioden för Statens inköpscentral utifrån ditt perspektiv?

–  En ständig utveckling, det är vad som utmärker de här åren. När vi bildades 2011 så var det en sammansättning av upphandlingspersonal från flera olika myndigheter. Vårt fokus låg på att få ihop organisationen. Vi hade ett mycket bra organisationsförslag som vi började med, två upphandlingsenheter, en förvaltningsenhet, en stab och en juridisk enhet. Det var nog ganska unikt det vi gjorde 2011, att separera upphandling från förvaltning. Det var nytt och en stor nyhet att vi fick en professionell förvaltningsenhet, berättar Hans och fortsätter:

–  Det gällde också att få den nya organisationen att operera med en gemensam kultur, att arbeta åt samma håll. Vi arbetade väldigt mycket med att fylla på vår verktygslåda med bland annat mallar, projektledning och processer för att få allt att bli så likformigt som möjligt. Vårt levande mål har hela tiden varit att utveckla och förbättra. Att vår kärnverksamhet är upphandling skiljer oss mycket från andra organisationer där upphandling är en stödjande funktion. Hela vår organisation är helt inriktad på upphandling och det märks. Vi har haft möjligheten att helt fokusera på upphandling, förvaltning och juridiken för detta. Det vi hoppades att det skulle bli 2011 har också blivit verklighet.

 

Vad är förklaringen bakom den expansiva utvecklingen?

–  När vi startade Statens inköpscentral hade vi rest runt för att ta del av hur andra inköpscentraler var organiserade. På flera ställen skiljde de på upphandling och förvaltning, till exempel i England. Vi hade erfarenhet sedan IT-upphandlingen på Verva respektive Kammarkollegiet att antingen var upphandlaren duktig på upphandling och sämre på förvaltning eller tvärtom. En upphandlare skulle både upphandla och förvalta sitt ramavtal. Det var ingen bra ordning och det blev intressekonflikter att som upphandlare både vara i en upphandling samtidigt som befintligt ramavtal skulle förvaltas, förklarar Hans och fortsätter:

–  Att separera upphandling och förvaltning i organisationen har betytt väldigt mycket. Förvaltningen har utvecklats enormt från ett nästan nolläge av erfarenhet. Att vi har byggt upp en professionell förvaltning har varit centralt för att vi har lyckats så bra. Sedan har de andra organisationsdelarna också utvecklats, både de två upphandlingsenheterna och enheten för upphandlings- och avtalsjuridik. Vi har väldigt duktiga jurister som är mycket specialiserade på upphandlingsprocessen, de stöttar verkligen upphandlingarna och förvaltningsdelen, framhåller Hans.

Hans sammanfattar och betonar att nyckeln till Statens inköpscentral tio framgångsrika år är att de varit fokuserade på kärnområdena upphandling och förvaltning.

 

Skiljer sig upphandlingsprocessen nu jämfört med för tio år sedan? 

–  Ja, absolut. Det sker ju hela tiden nya rättsfall och förnyelser av EU:s upphandlingsdirektiv. Trycket på de som arbetar med upphandling har hela tiden ökat under de här tio åren. Det blir mer och mer regelutbyggnad. En upphandling som vi gjorde 2010 skulle vi aldrig göra idag, det skulle fattas saker som vi idag måste ha med, säger Hans.

–  Och processen med regelutbyggnad pågår hela tiden. Kanske skulle hela upphandlingsområdet behöva en översyn där man tog bort onödiga regler. Varje nytt upphandlingsdirektiv har lett till fler regler än tidigare och inte till den förenkling som sagts har eftersträvats. Det kan ju inte fortsätta så. Upphandlingsdirektiven och LOU borde ses över utifrån vad som kan tas bort som är byråkratiserande regler som tar tid och inte har så stor betydelse, tycker Hans.

Hans berättar vidare att det var fjärde, femte år kommer en förnyelse av EU:s upphandlingsdirektiv. Utifrån EU:s perspektiv är utvecklingen av den inre marknaden viktigast. Därför är en fungerande upphandling central. EU:s alla 27 länder ska inkluderas. Det ska finnas en fungerande konkurrens där ländernas företag kan delta i upphandlingar. Hans förtydligar att huvudsyftet med upphandlingsdirektiven inte är att åstadkomma effektivitet för myndigheter att nå produkter och tjänster som man behöver, utan huvudsyftet är att det ska främja EU:s inre marknaden. Utöver detta lägger EU till annat som upphandlingar ska ta hänsyn till, exempelvis sociala krav och miljökrav. En myndighet har ett annat perspektiv på upphandling, det är ett medel för att på ett effektivt sätt nå en produkt eller tjänst.

 

Vilka krav ställs på en organisation som Statens inköpscentral nu som inte ställdes tidigare? 

–  Kompetensen på de som arbetar nu är mycket högre än då vi började 2011. Vi är en mycket mera avancerad organisation. Det kan man se på kvaliteten på våra upphandlingar, standarddokument och mallar, de är på en mycket högre nivå. Våra medarbetare förutsätts kunna väldigt mycket mer än för tio år sedan. Det har varit bra för hela upphandlingsverksamheten att den varit satt under tryck att utvecklas. Det gäller även generellt att upphandling är på en högre nivå nu än tidigare. De senaste 20- 25 åren har präglats av en ständig utveckling. Det ställs höga krav när vi söker nya medarbetare. Vi vill ha erfarna, gärna akademiker. Det var en ovanlig kravspecifikation för 15 år sedan, berättar Hans.

 

Har rollen som upphandlare förändrats, om ja i så fall hur? 

Ja, absolut, rollen som upphandlare är mycket mera avancerad nu. Det är väldigt mycket en upphandlare måsta tänka på idag. Speciellt hos oss där det sker en del överprövningar av våra upphandlingar.

 

Varför sker överprövningar? 

Hans förklarar att det finns flera anledningar till att upphandlingar överprövas.

–  Som rättsordningen är gjord så kostar det inget att som anbudsgivare överpröva ett tilldelningsbeslut. För de företag som lämnat anbud har det stor ekonomisk betydelse att vinna och komma med på ramavtalen, från deras perspektiv kan det vara angeläget att få sin sak prövad. Den enda kostnad företagen har om de överprövar är sin egen, de betalar inte motpartens/Statens inköpscentrals rättegångskostnader om de förlorar, inte heller att det kostat väldigt mycket för myndigheter att inte kunna nå produkterna eller tjänsterna under tiden det inte funnits ett ramavtal, säger Hans och fortsätter:

–  IT-avtalen är ofta väldigt stora och vissa omsätter flera miljard kronor. Det innebär att det är mycket som står på spel för de företag som lämnat anbud. Ramavtalen är så intressanta att en del företag vill få en andra prövning och man behöver inte motivera varför man överprövar. Det kan även vara så att anbudsgivaren genom överprövning vill fördröja innan det nya ramavtalet träder i kraft om företaget är kvar på ett gammalt ramavtal.

Hans betonar att det inte behöver vara fel på upphandlingen utan det finns flera orsaker till att överprövningar sker.

–  Uppfyller inte anbudsgivaren kraven i upphandlingen så kommer man inte med och det är förstås ett stort bakslag för ett företag eftersom ramavtalen löper i fyra år.

 

Är överprövningarna fler eller på samma nivå?

–  Innan EU:s första upphandlingsdirektiv kom 1993/95 var det ovanligt med överprövningar. Men efter direktivet så har överprövningar skett i stor omfattning. Det har aldrig varit något år då det inte varit många överprövningar. Det är så otroligt sällsynt att vi inte blir överprövade. Givetvis går det åt mycket resurser för detta som vi istället skulle kunna använda på upphandlingar, säger Hans.

 

Vilka har förutsättningarna varit för att kunna växa? 

–  Förutsättningarna har varit väldigt bra. Vi har hela tiden ökat volymer på ramavtalen och det innebär att vi har genererat intäkter och därmed fått medel att expandera. IT- upphandlingen har personalmässigt haft samma storlek under hela tioårsperioden, vi var nog rätt riggade från början vilket berodde på att vi tog med oss avtalen och IT- upphandlarna in i Statens inköpscentral. Men såväl enheten för upphandling av varor och tjänster, enheten för ramavtalsförvaltning som enheten för upphandlings- och avtalsjuridik har haft ett behov att expandera och blivit väsentlig större personalmässigt genom åren, berättar Hans.

 

Hur tror du att de kommande tio åren kommer att bli? 

–  Jag tror att vi kommer att arbeta mycket mer automatiserat. Kanske inom en tre till femårsperiod kommer AI att ha fått genomslag på både upphandlarsidan och leverantörssidan. Man kommer att använda mycket mer av stödjande upphandlingsverktyg som kommer att vara betydligt mer avancerade än vad de är idag. Upphandlingarna börjar bli så komplexa att behovet av AI kommer att bli nödvändigt, säger Hans.

Hans berättar att det finns dynamiska inköpssystem idag bland annat i England, Holland, Finland och Danmark men i Sverige är dessa inköpssystem sällsynta. Ett sådant inköpssystem kan beskrivas som ett öppet elektroniskt ramavtal, där leverantörer har kvalificerat sig och när en avropare lägger en förfrågan om en vara eller tjänst, kommer svaret snabbt.

–  De dynamiska inköpssystemen kommer att legalt utvecklas till att bli mycket mer än vad de är idag vid kommande revideringar av EU-direktiven. Det kommer att gå mot automatiserade processer, att AI används som stöd i till exempel i kravställningsprocessen, säger Hans och fortsätter:

–  De som utvecklar upphandlingsverktyg kommer att gå åt det hållet att vi får upphandlingsrobotar som stöttar en upphandlare och prövar hur en upphandling är upplagd, kanske den som kvalitetssäkrar, plockar fram egna krav för att hjälpa till. Den kommande tioårsperioden kommer definitivt att handla mycket om det.

 

Kommer upphandlarrollen att förändras? 

–  Ja, en upphandlare kanske blir ännu mer projektledare än upphandlare. Det kommer en utveckling av större, bättre och mycket mera avancerade upphandlingsverktyg och stödsystem till upphandlare och för det måste man ha den höga kompetens som är idag, framhåller Hans.

–  Innan vi organiserade Statens inköpscentral fanns det inte erfarenhet av så stor verksamhet med upphandling av ramavtal som vi nu bedriver. Vi har verkligen satsat på att bygga upp en verksamhet där vi har utvecklat och standardiserat varje process och det har vi lyckats väl med. Att vi ökar i volym och kan göra fler upphandlingar beror på att vi har bra grundverktyg att använda och de kommer att fortsätta att utvecklas framåt hela tiden, det kommer inte att stå still.

 

Hur kommer det förändras för avroparna? 

–  Inom fem år kommer vi ha ett avropsverktyg som gör det väldigt enkelt och snabbt att avropa mot ett ramavtal. Det är väldigt mycket som är på gång. Vår tolkportal är ett exempel, den är mycket uppskattad och kommer att utvecklas. Vi vill förbättra alla processer inom upphandling, förvaltning och att våra kunder får bättre verktyg att avropa mot våra system, säger Hans.

Hans berättar att eftersom efterfrågan på statistik kommer att öka både från EU, regeringen, tillsynsmyndigheter, så behövs bättre uppföljning och kontroll på inte bara volym utan även vilka som gör avrop.

–  Detta förutsätter att avropen görs i ett system som vi äger så att vi lätt kan få ut statistik. Vi vill ha en avropsportal för alla våra ramavtal så att vi kan stötta myndigheterna på ett mycket bättre sätt. Själva avropet ska vara enkelt även om varan eller tjänsten är avancerad, avslutar Hans intervjun.