De statliga ramavtalen avlastar och spar resurser

Susan Sahlin har mycket lång erfarenhet av offentlig upphandling både från Stockholms stad, Skatteverket och Polismyndigheten. Som sektionschef på inköpsenheten ansvarar Susan tillsammans med sina gruppchefer och medarbetare för myndighetens behov av inköp inom kategorierna Fordon, Personal och Kommunikation.

På vilket sätt underlättar de statliga ramavtalen ert arbete på inköpsenheten?

– Med den inköpsbredd vi har på Polismyndigheten kan vi inte fokusera och specialisera oss på upphandling på vissa områden. Då är det en fördel när en samordnande funktion som Statens inköpscentral kan ta hand om de behov som är återkommande och av mängd. Statens inköpscentral gör ordentliga förstudier och bra ramavtal med relevanta leverantörer. De hanterar även förvaltning och uppföljning av leverantörerna. De statliga ramavtalen avlastar för oss, vi behöver inte göra allt själva. Det fyller på bredden på avtal som vi behöver, det sparar resurser för oss. De avtal som min sektion avropar mest från Statens inköpscentral är Företagshälsovård, Managementtjänster, Tjänstefordon och IT-utbildning, säger Susan Sahlin och fortsätter:

– En del branscher kräver expertkunskap för att kunna mejsla ut de bästa leverantörerna som kan hantera staten och det uppfylls i de statliga ramavtalen.

Susan Sahlin berättar vidare att en annan del hon uppskattar är det utvecklingsarbete som Statens inköpscentral bedriver för att få fram effektiva sätt att avropa och lyfter fram Tolkportalen.

Hur tycker du Statens inköpscentral har utvecklats?

– Jag upplever att ramavtalsportföljen har breddats under de tio åren, att det har blivit fler områden utanför IT-området. Tidigare var ramavtalen inom Varor och tjänster inte så uppdaterade, de var inte alls på samma nivå som inom IT som alltid varit långt framme. Men Statens inköpscentral har satsat och fokuserat på områdena utanför IT och den satsningen tycker jag märks, säger Susan Sahlin, och fortsätter:

– Avtalsförvaltningen tycker jag generellt har förbättrats. Även den löpande informationen om status och diverse aktiviteter som jag får som representant i Strategiska gruppen på Statens inköpscentral. Med åren har de också blivit mycket bättre på att informera på avropa-webben om än att texten kunde vara lättare.

Hur skulle du vilja att samarbetet mellan Statens inköpscentral och avropare utvecklades under de kommande tio åren?

– De senaste åren har Statens inköpscentral pratat om att införa återkommande dialoger, att man inte alltid träffas i grupp som i Strategiska gruppen eller i nätverksträffar, utan istället för bilaterala samtal med respektive myndighet. Det påbörjades tidigare, men har stannat av, delvis kanske beroende av pandemin, men jag skulle vilja att myndighetsdialogerna kom på plats, att de vidareutvecklas, blir mer strukturerade och återkommande, säger Susan Sahlin, och fortsätter:

– Sådana samtal tror jag ger betydligt mer om Statens inköpscentral vill veta vad myndigheterna vill ha och behöver, så de bör inte tappas bort utan vidareutvecklas, betonar Susan Sahlin.

– Jag skulle också gärna se en vidareutveckling av ramavtalsområden som kanske inte är så breda eller omfångsrika i pengar men fortfarande viktiga typer av avtal för myndigheter, till exempel verkstadstjänster. Alla myndigheter behöver verkstadstjänster även om de förstås inte har lika många fordon som vi eller Försvaret. Ett annat område som det borde kunna vara ett statligt ramavtal att göra avrop från är försäljningstjänster av olika typer av gods, säger Susan Sahlin.

Susan berättar vidare att Polismyndigheten idag gör gemensamma, samordnade upphandlingar med till exempel Försvarsmakten, Sjöfartsverket, Kustbevakningen och Tullverket. Allt behöver ju inte gå igenom Statens inköpscentral. Ibland har Polisen speciella krav som de måste ha igenom, ofta säkerhetsfrågor, som gör att de statliga ramavtalen inte kan användas.

– Jag vet inte hur mycket Statens Inköpscentral spanar på områden som skulle kunna vara potentiella ramavtalsområden eller om de har ett mer reaktivt förhållningssätt. Så att börja titta på förstudier av möjliga områden att samordnas kring, eftersom verkligheten ständigt förändras, skulle kunna sättas upp på vår önskelista, avslutar Susan Sahlin intervjun.