Pris

• Varför kan inte hela sortimentet i ramavtalet ingå i prisutvärderingen så att alla varorna blir billiga?
  Svar:

  I en upphandling via en varukorg måste man beakta följande faktorer:

  • För varje position/vara i varukorgen måste man ange exakt beskrivning på krav på funktion, mått, kvalitet, ev. miljömärkning etc.
  • För varje position/vara måste man ange en bedömd volym som kommer att avropas. Denna volym måste bygga på faktisk försäljningsstatistik som finns tillgänglig.
  • Varje position/vara måste vara så vanligt förekommande att tillräckligt många leverantörer kan tillhandahålla den och kunna lämna anbud.
  • När anbuden från leverantörerna kommer in måste alla varor som alla leverantörer har offererat för samtliga positioner kontrolleras avseende ställda krav.

  Detta innebär att det av både praktiska och upphandlingsjuridiska skäl inte går att göra en varukorg som innehåller samtliga artiklar leverantörerna kan offerera. Prisutvärderingen måste koncentreras till de artiklar som avropas mest för att få bäst effekt på prisbilden totalt sett.

• Varför är priserna på vissa varor i ramavtalet högre än i Staples publika webbshop?
  Svar:

  Staples har många olika kunder som är knutna till olika avtal med olika priser. De har webbshopar för både privatpersoner och företag. Priserna för en och samma vara kan variera mellan olika kunder men också mellan olika tidsperioder och tillfälliga kampanjer. De har inte någon ”officiell grundprislista” som man kan jämföra ramavtalets priser emot. I upphandlingen av det nya ramavtalet gjordes en prisutvärdering på ca. 880 varor via en s.k. varukorg. Dessa varor utgjorde den största försäljningsvolymen enligt statistik från tidigare år och har fördelaktiga priser i ramavtalet. Sedan fick leverantörerna även skicka med ett övrigt nettoprissatt sortiment som också ingår i ramavtalet men som endast delvis ingick i prisutvärderingen via en s.k. dold varukorg. Staples skickade med ca. 6700 i ett övrigt sortiment och där är prisnivån mer varierad. Även om en viss vara är billigare i deras publika webbshop vid ett visst tillfälle är det inte säkert att den alltid kommer att vara det pga. deras rörliga prissättning. Det tidigare ramavtalet innehöll enbart ett avtalat sortiment på ca. 750 artiklar som prisutvärderades via en varukorg. Det kom mycket synpunkter på att det var ett för smalt sortiment och många inköp fick göras utanför ramavtalet. I det nya ramavtalet har man därför lagt till ett övrigt nettoprissatt sortiment som ingår i ramavtalet.

• I prisbilagan är artiklarna markerade som Öppen varukorg, Dold varukorg och Övrigt sortiment. Vad är det för skillnad? Och ingår även övrigt sortiment i ramavtalet?
  Svar:

  Ja, alla varor i prisbilagan utgör avtalat sortiment. Varor som ingått i upphandlingens Öppna eller Dolda varukorgar är särskilt markerade med ett Pos.nr. För dessa varor har det ställts specifika krav i upphandlingen. Vilka dessa krav är framgår av respektive varukorg som finns publicerade på avropa.se.

Leverans

• På Staples följesedel står "restorder under 200 kr levereras ej". Är detta korrekt enligt ramavtalet?
  Svar:

  Nej, alla beställda varor ska levereras. Oavsett om de är restnoterade eller inte. Detta är en standardtext finns med på alla Staples följesedlar men som bara avser "icke avtalskunder". Den gäller alltså inte myndigheter som avropar på detta ramavtal. Staples har blivit uppmanad att ta bort texten då den är missvisande.

• Angående leveranstiden 3 dagar resp. 7 dagar, punkt 2.17.1. Leveranstid i Ramavtalet. Hur vet vi att en vara som tillhör Övrigt sortiment är en lagerlagd vara resp. icke lagerlagd vara utifrån Prisbilagan?
  Svar:

  Något exakt uppgift om vilka varor i övrigt sortiment som inte är lagervaror går inte att säga. Det kan variera över tiden. Men enligt Staples så levereras den absoluta majoriteten av det övriga sortimentet inom 3 dagar.

Kontrakt

• Enligt den blankett som ska skickas till Staples står det att anmälan gäller för hela avtalsperioden, inklusive förlängningar av Kammarkollegiet. Har vi möjlighet att göra ett avrop på en begränsad period, t ex 2019-11-01 – 2020-10-31 och ska vi i så fall specificera detta?
  Svar:

  Ja, Avropsberättigade väljer själva för vilken period de vill avropa och de behöver inte ange exakta uppgifter om det i förväg. Blanketten är till för Staples interna rutiner för att registrera in myndigheterna på rätt sortiment och rätt priser i sitt system. Om ni vet att ni bara kommer att avropa en begränsad period kan ni ange det i blanketten som frivillig information till Staples.