IT-konsulttjänster 1. Verksamhetens IT-behov

Avrop

• Hur säkerställer vi att leverantören får vår förfrågan?
  Svar:

  För att inte riskera att en avropsförfrågan inte blir uppmärksammad av leverantörerna bör dessa alltid skickas till leverantörernas anmälda funktionsbrevlådor, dvs. inte bara till en leverantörs kontaktpersons e-postadress vilken är personbunden.

  Använd funktionerna ”Skicka avropsförfrågan till leverantör” (vid särskild fördelningsnyckel) eller ”Skicka avropsförfrågan till alla leverantörer” (vid förnyad konkurrensutsättning) så skickas dessa alltid till aktuell funktionsbrevlåda hos respektive leverantör.

• Kan vi använda oss av ramavtalet och genomföra en förnyad konkurrensutsättning för att sedan teckna ett kontrakt/leveransavtal på X år med en ramavtalsleverantör för återkommande behov?
  Svar:

  En avropsförfrågan genom förnyadkonkurrensutsättning ska omfatta ett specifikt behov under en viss tidsbestämd period inklusive eventuell förlängningsoption.
  Med specifikt behov avses att det vid den förnyade konkurrensutsättning specificeras vad behovet avser, arbetsuppgifter, antal konsulter och vilka kompetenser som omfattas, vilken omfattning i tid som uppdraget kräver samt när i tiden uppdraget ska utföras.

  Att bara teckna ett generellt kontrakt eller kontrakt/leveransavtal över tid kan ses som ett ramavtal i ramavtalet vilket enligt praxis inte är tillåtet.

• När ska avrop göras enligt särskild fördelningsnyckel (dynamisk rangordning) respektive förnyad konkurrensutsättning?
  Svar:

  I ramavtalen finns vissa i förväg kravställda och specificerade roller vilka kan avropas genom särskild fördelningsnyckel för uppdrag upp till maximalt 500 timmar. Vilka roller som är specificerade och kan beställas enligt särskild fördelningsnyckel framgår i både bilaga "Exempelroller och kompetensnivåer" samt "Prisbilaga - sammanställning" under fliken Avropsstöd.

  Om behov avser roller och kompetenser som inte omfattas av de i förväg specificerade rollerna ska avrop alltid göras genom förnyad konkurrensutsättning riktad till samtliga ramavtalsleverantörer. Detta gäller även om uppdraget understiger 500 timmar.

  Om avrop görs avseende någon av de i förväg specificerad rollerna upp till maximalt 500 timmar men om egna krav och/eller villkor läggs till, utöver kravspecifikationen i upphandlingen, så ska även detta avropas genom förnyad konkurrensutsättning riktad till samtliga ramavtalsleverantörer.

Pris

• Vilka timpriser gäller enligt ramavtalet?
  Svar:

  Samtliga avtalade timpriser för leverantörerna framgår av "Prisbilaga - sammanställning" under fliken Avropsstöd samt i avropsblankett för särskild fördelningsnyckel (dynamisk rangordning). 

  Följande priser gäller vid avrop via dynamisk rangordning:
  Timpriserna i "Prisbilaga - sammanställning" gäller för de 2 st. specificerade rollerna som går att avropa via dynamisk rangordning. Dessa priser utgör fasta timpriser och leverantörer har inte rätt att offerera eller debitera andra timpriser för dessa roller vid avrop via dynamisk rangordning.

  Följande gäller avseende priser vid avrop via förnyad konkurrensutsättning:

  1. Timpriserna i "Prisbilaga - sammanställning" för de definierade 2 rollerna i den dynamiska rangordningen utgör även takpris för avrop av samma roller och samma kravspecifikationer vid en förnyad konkurrensutsättning. En förutsättning är att inga nya kompetenskrav tillförs i avropet utöver Ramavtalets kravspecifikation för dessa roller. Lägre timpriser kan offereras.
     
     
  2. Leverantörernas högst angivna timpris i "Prisbilaga - sammanställning" utgör dessutom deras generella takpris för alla roller som avropas för kompetensnivå 1-4 vid avrop via förnyad konkurrensutsättning, utom avrop enligt punkten 1 ovan. Det generella takpriset gäller oavsett vilka kompetenskrav som ställs i avropet samt under förutsättning att myndigheten inte uttryckligen efterfrågar en specialist på nivå 5 i sin avropsförfrågan. Lägre timpriser kan offereras.

  Leverantörer har dock rätt att vid förnyad konkurrensutsättning offerera timpriser som överstiger angivna takpriser om:
  - det i avropsförfrågan gjort justeringar i allmänna villkor gällande viten, skadestånd och ersättningar som är kostnadsdrivande för leverantören.
  - det i avropsförfrågan hänvisas till mallar för säkerhetsskyddsavtal och personuppgiftsbiträdesavtal som väsentligt avviker från de mallar som finns i Ramavtalet.

Ramavtalet

• Får kommuner och regioner avropa IT-konsulter från ramavtal IT-konsulttjänster?
  Svar:

  Nej, kommuner och regioner är ej avropsberättigade på ramavtalen IT-konsulttjänster.

  Avropsberättigade är statliga myndigheter under regeringen vilka ska avropa från de statliga ramavtalen.
  Andra upphandlande myndigheter, dvs. myndigheter under riksdagen och offentligt styrda organ, kan avropa om de i förväg har lämnat bekräftelse till Kammarkollegiet. Vidare information om vilka som lämnat bekräftelse finns på ramavtalets sida under fliken "Vem får avropa?".

Särskild fördelningsnyckel (dynamisk rangordning)

• Kan avrop som gjorts enligt särskild fördelningsnyckel (dynamisk rangordning) förlängas?
  Svar:

  Ett avrop som gjorts genom beställning enligt särskild fördelningsnyckel kan inte förlängas om beställningen från början uppgick till taket på maximalt 500 timmar. En beställning, inklusive eventuell i beställningen i förväg angiven option, får således aldrig överstiga totalt 500 timmar.

• Får man avvika från rangordningen vid avrop genom särskild fördelningsnyckel (dynamisk rangordning)?
  Svar:

  Avropsberättigad får avvika från rangordningen om följande särskilda skäl föreligger:

  1. om ramavtalsleverantören inte har besvarat avropet alternativt inte återkommit med avropssvar inom reglerad tid, eller
  2. om ramavtalsleverantören har godtagbara skäl att avböja avrop (såsom att angiven leveranskapacitetär uppnådd), eller
  3. om avropet avser en ersättningsanskaffning som beror på att avropsberättigad tidigare hävt eller sagt upp ett kontrakt och detta beror på ramavtalsleverantören.

• Vad kan avropas enligt särskild fördelningsnyckel (dynamisk rangordning) och hur gör man beställningen?
  Svar:

  Avrop enligt särskild fördelningsnyckel kan göras för vissa i förväg specificerade roller för konsultuppdrag upp maximalt till 500 timmar.

  Ramavtalet Verksamhetens IT-behov omfattar 2 st. specificerade roller. Vilka roller som är specificerade och kan beställas enligt särskild fördelningsnyckel framgår i både bilaga "Exempelroller och kompetensnivåer" samt "Prisbilaga - sammanställning" under fliken Avropsstöd. Priserna vid beställning enligt särskild fördelningsnyckel är alltid fasta enligt prisbilagan.

  För avrop enligt särskild fördelningsnyckel behöver den anpassade avropsblanketten under fliken Avropsstöd användas och fyllas i innan beställningen skickas till vinnande ramavtalsleverantör. I avropsblanketten räknas ramavtalsleverantörernas sammanlagda pris ihop för leverans utifrån det som avropsberättigad har behov av, enligt den ifyllda beställningen. Den ramavtalsleverantör som kan leverera till lägst pris enligt beställningen i det aktuella avropet ska få beställningen.

  Observera att om en och samma beställning enligt särskild fördelningsnyckel görs och om beställningen omfattar fler än en specificerad roll så ska samtliga timmar summeras. Dvs. den totala summan av antal timmar för en och samma beställning oavsett antal specificerade roller får vara upp till maximalt 500 timmar per beställning.

• Vad innebär dynamisk rangordning?
  Svar:

  Dynamisk rangordning enligt särskild fördelningsnyckel innebär att ingen fast rangordning finns, utan den leverantör som kan leverera, efter utvärdering, till lägst pris i det aktuella avropet, får beställningen. För att få fram detta används, med fördel, den särskilda Avropsblankett för dynamisk rangordning som finns under flik ”Avropsstöd” på ramavtalssidan. Efter utförd utvärdering skickas avropsförfrågan (beställning) till vinnande leverantör. Länk med epostadress till leverantör finns inlagd på ramavtalssidan om du klickar på ”skicka avropsförfrågan till leverantör”.

Underleverantörer

• Får ramavtalsleverantör lägga till underleverantörer under ramavtalsperiodens löptid?
  Svar:

  Ramavtalsleverantör kan anlita underleverantör för att fullgöra hela eller delar av det åtagande som följer av ramavtalet och kontrakt (avropet).
  En ramavtalsleverantör kan dock under ramavtalsperioden inte vara underleverantör till annan ramavtalsleverantör inom samma ramavtalsområde.

  Ramavtalsleverantör kan lägga till och ta bort underleverantörer så länge kraven enligt ramavtalets huvuddokument uppfylls och ramavtalsleverantören ansvarar för underleverantör såsom för egen del. Observera att ramavtalsleverantören inte har rätt att till underleverantör delegera rätten att ta emot avropsförfrågan, lämna avropssvar, teckna kontrakt eller fakturera avropsberättigad.

  För mer information om vad som gäller för underleverantörer, se Ramavtalets avsnitt 9.14 Underleverantörer.

Säker digital kommunikation (SDK)

• Kan vi avropa stöd för utredningsinsatser, projektledning, systemutveckling inför ett införande av Säker digital kommunikation (SDK)?
  Svar:

  Ja, det kan ni, till exempel för att utreda vilka verksamhetsområden i organisationen som kan ha störst nytta av informationsutbyte med andra genom att använda Säker digital kommunikation (SDK). Vi rekommenderar för närvarande en RFI (Request for information) innan ett eventuellt avrop.

  Myndigheten för digital förvaltning (Digg) ansvarar för infrastrukturen SDK och underhåller förteckning över leverantörer med godkända accesspunkter till SDK. Accesspunkt till SDK samt övriga tjänster som behövs för den tekniska anslutningen kan även avropas från ramavtalet för Informationsförsörjning.

  Läs mer om vilka ramavtal som kan användas för införande och nyttjande av SDK.