Städtjänster - Västra Götaland och Skåne län

Avrop

• Finns det alternativa sätt att avropa hygienartiklar?
  Svar:

  Ni kan avropa hygienartiklar, exempelvis mjukpapper, tvål, handsprit och diskmedel, under förutsättning att det är som en del i tjänsten att tillhandahålla dagligstädning.

  Om ni vill att anbudsgivaren ska tillhandahålla hygienartiklar är det viktigt att ni anger förutsättningarna för det i ert avrop. Anbudsgivaren kan behöva få kännedom om storleken på de förrådsutrymmen där hygienartiklarna ska förvaras, var förråden ligger i förhållande till lokaler som ska städas med mera.

  Ni kan välja hur ni vill lägga upp ert avrop men till skillnad från produkter som erfordras för att utföra tjänsten (till exempel rengöringsmedel) har leverantören rätt till särskild ersättning för hygienartiklarna. Här beskrivs tre olika alternativ:

  1. Ni uppskattar åtgången av hygienartiklar och lägger till exempel med en varukorg som ni inkluderar i prisutvärderingen i avropet. På så sätt fastställs priserna för olika hygienartiklar i ert kontrakt och de justeras med samma index (SCB:s Städindex). som övriga delar av den avropade städningen
  2. Anbudsgivaren får möjlighet att lägga med sin prislista för hygienartiklar men ni utvärderar den inte. I det här fallet kan det vara särskilt viktigt att tydligt ange att ni förbehåller er rätten att själva införskaffa hygienartiklar. Om ni sedan väljer att låta den tilldelade leverantören att tillhandahålla hygienartiklar och prislistan fastställs i kontraktet prisjusteras den med samma index (SCB:s Städindex) som övriga delar av den avropade städningen.
  3. Ni anger att ni själva kommer att anskaffa hygienartiklar, till exempel genom att avropa dem från Kammarkollegiets ramavtal för Hygien- och städprodukter.

  Oavsett hur ni har utformat ert avrop ska hygienartiklar som tillhandahålls av anbudsgivaren uppfylla de miljökrav som anges i Allmänna villkor, avsnitt 3.11 – 3.14.

• Måste vi avropa även om vi bara har ett litet städuppdrag?
  Svar:

  Ni får själva bedöma vilken typ av upphandling som är lämplig, men behöver beakta förordningen (1998:796) om statlig inköpssamordning som syftar till att åstadkomma besparingar för staten. Statliga ramavtal ska användas av myndigheter under regeringen, om inte en annan form av avtal är sammantaget är bättre.

  Om ni avser att upphandla utan att använda ramavtalen ska Kammarkollegiet underrättas om skälen till detta genom en så kallad avstegsanmälan. Kammarkollegiet använder informationen i avstegsanmälan som underlag för avtalsuppföljning och kommande förstudier och upphandlingar

• Kan vi i vårt avrop ställa krav på miljöcertifiering?
  Svar:

  Nej, det kan ni inte. I ramavtalsupphandlingen ställdes det dock krav på ett strukturerat miljöledningssystem, se upphandlingsdokumenten avsnitt 5.6.5.2 Miljöledningsstandarder. Samtliga ramavtalsleverantörer har aktuella certifikat enligt ISO 14001.

• Kan vi i vårt avrop ställa krav på att leverantören ska ha kollektivavtal?
  Svar:

  Nej, det kan ni inte. I ramavtalsupphandlingen ställdes dock krav på att ramavtalsleverantören ska fullgöra Kontrakt i enlighet med de vid var tid gällande arbetsrättsliga villkoren avseende lön, semester och arbetstid enligt bilaga Villkor för lön, semester och arbetstid (Fastighets_Almega) (upphandlingsdokumenten avsnitt 6.8.7.3). Bilagan är publicerad på avropa.se under fliken Avropsstöd, rubriken Upphandling.

• Hur ska vi beskriva våra behov av städtjänster?
  Svar:

  Beskriv ert behov och tänk på att skapa en struktur som gör det lätt att följa upp kvaliteten, se Vägledning för avrop, avsnitt 3.2.2. Se följande exempel som gäller fönsterputsning:

  • Efter fönsterputs ska fönsterrutorna vara rena utan ränder.
  • Fönsterkarmar, fönsterbänkar och element ska vara avtorkade med fuktig trasa.
  • Avropande myndighet ansvarar för att lösa föremål större än blomkrukor tas bort. Föremål som går att flytta/lyfta med en arm sker under leverantörens försorg.

  Ni bör med ledning av beskrivningen kunna utläsa vad som är ett fel. Även om felet är av bagatellartad betydelse är leverantören skyldig att åtgärda det, se Allmänna villkor avsnitt 2.22.

• Vi omfattas av Säkerhetsskyddslagen och behöver därför skriva Säkerhetsskyddsavtal. Hur gör vi bäst detta?
  Svar:

  Begär Säkerhetsskyddsavtal med leverantören och eventuell underleverantör i ert avrop och ange nivå, se Allmänna villkor, avsnitt 2.19.2. Om ni har gjort det är kontraktets giltighet villkorat av att ett gällande säkerhetsskyddsavtal föreligger mellan er och leverantören. Säkerhetsskyddsavtalet ska inte omfatta affärsmässiga villkor såsom avgifter, viten, betalning, med mera. Ramavtalsleverantören har inte rätt till ersättning i det fall ni säger upp kontraktet till följd av att gällande säkerhetsskyddsavtal saknas.

  Om det förekommer motstridiga uppgifter mellan säkerhetsskyddsavtalet och Kontraktet i övrigt ska säkerhetsskyddsavtalet gälla framför Kontraktet och dess bilagor.

• Hur säkerställer vi att städpersonalen kan sköta våra golv på rätt sätt?
  Svar:

  Ni kan själva kontrollera att den aktuella personalen har kompetens för att sköta era golv. Enligt Allmänna villkor, avsnitt 2.8.7.4, ska personal som utför tjänsten ska kunna uppvisa dokumenterad kunskap, kursintyg, certifikat eller liknande bevis som visar på att de har rätt kompetens och erfarenhet för maskinell skurning och ytbehandling av olika typer och golvmaterial. Dessutom har ramavtalsleverantörerna kvalificerat sig i upphandlingen bland annat genom att redovisa en referens som styrkt att tjänst för golvvård har levererats med genomgående god kvalitet.

  Observera att golvvård inte ingår i det fasta timpriset för dagligstädning utan fastställs i den förnyade konkurrensutsättningen.

• Kan vi ställa krav på hållbarhet i vårt avrop av städtjänster?
  Svar:

  Ramavtalet omfattar redan ett antal miljökrav och sociala krav, se avropa.se, Avropsstöd, Stöddokument, dokumentet Redovisning av hållbarhetskrav städtjänster samt Vägledning för avrop, avsnitt 3.2. Om ni har ytterligare behov kan ni precisera det i er avropsförfrågan (Ramavtalets Huvuddokument, avsnitt 1.8.3) och/eller ange tilldelningskriterier (Allmänna villkor, avsnitt 4.2).

  Observera att ni i ert avrop inte på nytt behöver ställa de hållbarhetskrav som redan ställts i ramavtalsupphandlingen.

• Det behövs en skylift för delar av den städning vi vill ha utförd, hur påverkar det vårt avrop?
  Svar:

  Det är viktigt att ni i ert avrop tydligt beskriver förutsättningarna för det ni vill ha utfört. Sedan är det ramavtalsleverantörens ansvar att anskaffa, bekosta och ha tillgång till teknisk utrustning som krävs för att utföra tjänsten. Observera att fast timpris kan inte tillämpas på dagligstädning av ytor som kräver större maskiner så som exempelvis skurmaskiner eller sopmaskiner utan

  Personal som utför arbeten på hög höjd ska, för att minimera risker, kunna uppvisa dokumenterad kunskap, kursintyg, certifikat eller liknande bevis som visar på att de har rätt kompetens för den utrustning som används vid utförandet av tjänsten. Fundera på om ni i ert avrop vill ange att ni kommer att kontrollera detta innan arbetet påbörjas.

• Vad kan ingå i dagligstädning?
  Svar:

  Dagligstädning innebär löpande städning av exempelvis allmänna kommunikationsytor, kontorslokaler, korridorer, entréer, trappor, WC, hygienutrymmen, tagytor (exempelvis dörrhandtag, strömbrytare, hissknappar) och matrum/pentryn för att underhålla ytskikt och hygien i lokalen/städobjektet.

• Vad omfattar ramavtalet?
  Svar:

  Ramavtalet omfattar tjänster för

  • Dagligstädning,
  • Periodisk städning (städning utöver den regelmässiga städningen till exempel storstädning),
  • Fönsterputsning och
  • Golvvård.

  Förutsatt att anskaffningen sker som en del i tjänsten att tillhandahålla dagligstädning omfattas även

  • tvätt/hyra av entrémattor och
  • hygienartiklar såsom exempelvis mjukpapper, tvål, handsprit, och diskmedel. Hygienartiklar kan som ett alternativ avropas från ramavtal för Hygien- och städprodukter.

Avropssvar och kontrakt

• Kan vi anta en ramavtalsleverantör som i sitt avropssvar angett en underleverantör som inte är anmäld till Kammarkollegiet?
  Svar:

  Ja det kan ni. Däremot ska ramavtalsleverantören skicka in blanketten Anmälan om särskild Underleverantör till Kammarkollegiet innan underleverantören anlitas för att fullgöra kontraktet. 

• Är det OK att två anbudsgivare har samma underleverantör?
  Svar:

  Ja, det är okej. Den situationen kan uppstå när det gäller fönsterputs. Även om underleverantören som anmäler sig till en visning representerar två ramavtalsleverantörer ska anbud lämnas in av respektive leverantör.

• Vi glömde att ställa krav på att städningen måste ske på morgonen, vad gör vi?
  Svar:

  Under avropsprocessen finns möjlighet att ändra i underlaget. Tänk dock på att tiden för avropssvar kan behöva förlängas.

  Efter tecknat kontrakt är det inte säkert att leverantören kan tillmötesgå ert behov.

• Vi har begärt ett pris för ett städobjekt och fått ett avropssvar som vi bedömer som onormalt lågt, vad gör vi?
  Svar:

  Ni har som avropsberättigad den initiala bevisbördan för att ett anbud/avropssvar är ”onormalt lågt”. Det innebär att ni behöver motivera er bedömning i LOU:s mening. Redovisa fakta och låt leverantören motbevisa dem. Lokaler kan se olika ut och men ni kanske kan hitta nyckeltal för den aktuella typen. Ett annat alternativ kan vara att peka på att en tidigare leverantör, som tillämpat motsvararande avverkningsgrad, inte har klarat av städningen. Följande frågeställning kan användas:

  - - ”Avropande myndighet” uppfattar att leverantör ”x”s avropssvar är orimligt lågt på grund av att xxx. Ni anmodas därför att visa hur ni kan ha så hög avverkningsgrad.”

  Om anbudsgivaren inte kommer med en tillfredställande förklaring har ni rätt att förkasta anbudet.

Införande och leverans

• Hur vet vi att den personal som städar har uppehålls- och arbetstillstånd?
  Svar:

  Ramavtalsleverantörer ska följa lagar, förordningar och föreskrifter. Det innebär bland annat att de har en långtgående skyldighet, sanktionerad med straffavgift, att kontrollera sina arbetstagares rätt att vistas och arbeta i Sverige. Om ni vill följa upp att den personal som städar hos er har uppehålls- och arbetstillstånd ska ramavtalsleverantören kunna intyga att erforderliga kontroller har genomförts. Det gäller såväl ramavtalsleverantörens egen personal som personal som är anställd hos eventuell underleverantör.

  Här följer ett utdrag från Migrationsverkets skrivelse ”Migrationsverkets allmänna råd till arbetsgivare angående kontroll av arbetstagares rätt att vistas och arbeta i Sverige” (MIGRFS 09/2014): https://www.migrationsverket.se/Andra-aktorer/Arbetsgivare/Ditt-ansvar-som-arbetsgivare.html

  Allmänt om kontrollen

  Som redan nämnts måste arbetsgivaren kontrollera både rätten att vistas och arbeta eftersom dessa inte alltid sammanfaller. I de flesta fall kan dock rätten att både vistas och arbeta visas genom en och samma handling.

  De vanligaste handlingarna är

  • ett uppehållstillståndskort (UT-kort),
  • en kopia av Migrationsverkets beslut om uppehålls- och
  • arbetstillstånd eller
  • ett så kallat LMA-kort för asylsökande.
• Har ramavtalsleverantören rätt att höja priserna för hygienartiklar mer än den indexjustering som ramavtalet anger?
  Svar:

  I enlighet med ramavtalet justerar Kammarkollegiet den 1 april det fasta timpriset i enlighet med SCB:s städindex och ramavtalsleverantörerna har rätt att justera priser i kontrakt enligt samma index, vilket uppdateras två gånger per år. Beträffande prisjustering av hygienartiklar behöver ni gå tillbaka till ert eget avrop. Om ni har valt att låta leverantören tillämpa sin egen prislista (det vill säga inte konkurrensutsatt hygienartiklar i ert avrop) och inte fastställt prislistan i ert kontrakt finns det inget i ramavtalet som reglerar hur prisjusteringar kan ske.

  Kammarkollegiet följer utvecklingen i omvärlden och tar vid behov ställning till särskilda situationer för varje specifikt ramavtalsområde och publicerar vid behov information på ramavtalssidan. Det finns en särskild generell information riktad till leverantörer som rör kriget i Ukraina: https://www.avropa.se/ukraina-info/

• Kan ramavtalsleverantören indexjustera priserna i vårt kontrakt?
  Svar:

  Ja, enligt ramavtalet kan priserna justeras med SCB:s Städindex som beräknas för månaderna maj och november.

  Det fasta timpriset justeras med förändringen av Städindex vid mättillfället i november varje år. Kammarkollegiet gör justeringen och publicerar det aktuella priset på avropa.se

  Övriga priser kan justeras en gång per år. Som basvärde gäller det värde som var aktuellt sex (6) månader innan kontrakt träder i kraft.

  Exempel: Om ert kontrakt trädde i kraft den 15 januari år 1 är basvärdet det som var aktuellt den 15 juli år 0, det vill säga maj månads Städindex. Priset kan tidigast justeras efter ett år, det vill säga den 15 januari år 2 (Städindex = november å2 1). Beräkningen av prisjusteringen ser då ut så här:

  • (Städindex i november år 1 – Städindex i maj år 0) / Städindex i maj år 0.
  • Exempel med siffror: (105-100)/100=0,05=5,0%

  Prisförändringar vilkas resultat enligt beräkningen understiger 2,0 % justeras inte. Om justering inte sker har Ramavtalsleverantören rätt att tillgodoräkna den icke nyttjade prisförändringen i nästa justering.

  Överenskommelse om prisjustering ska vara skriftlig. Nya priser ska gälla minst 12 månader i taget.

Pris

• Hur påkallas och hanteras justeringar av de priser som har fastställts i den förnyade konkurrensutsättningen?
  Svar:

  Prisjusteringen påkallas av Part och hanteras av Avropsberättigad. Prisjusteringen blir giltig när båda parter (dvs. Avropsberättigad och Ramavtalsleverantör) har signerat överenskommelsen. Observera att det fasta timpriset justeras av Kammarkollegiet. Se avsnitt 2.16.5 i Allmänna villkor.

• Finns det en minimigräns för prisjusteringar?
  Svar:

  Ja, förändringar av index som resulterar i en justering som understiger  2,0 % justeras inte. Om ingen justering sker har Ramavtalsleverantören rätt att tillgodoräkna den icke nyttjade indexförändringen vid nästa justering.

• Hur länge gäller de nya priserna efter en justering?
  Svar:

  Priser som fastställts i den förnyade konkurrensutsättningen ska gälla minst 12 månader i taget, se Allmänna villkor, avsnitt 2.16.5. Däremot justeras det fasta timpriset den 1 april varje år av Kammarkollegiet. Det innebär att kostnaden för tjänster som ni avropat med fast timpris kan komma att ändras tidigare än 12 månader efter ert tecknade av kontrakt.

• I vilka fall ska vi tillämpa fast timpris när vi avropar städtjänster?
  Svar:

  Fast timpris tillämpas vid dagligstädning som prissätts per timme. Med dagligstädning menas enligt ramavtalet löpande städning, exempelvis städning av allmänna kommunikationsytor, kontorslokaler, korridorer, entréer, trappor, WC, hygienutrymmen, tagytor (exempelvis dörrhandtag, strömbrytare, hissknappar) och matrum/pentryn för att underhålla ytskikt och hygien i lokalen/städobjektet. Om ni själva anger antalet timmar kommer samtliga anbud att ha samma pris. Därmed blir krav på kvalitét samt priser för eventuella kompletterande tjänster avgörande för vilken leverantör som tilldelas affären.

   Er egen specifika situation avgör dock hur ni utformar modellen för prissättning av den tjänst ni avropar, till exempel om ni har skäl för att konkurrensutsätta priset för dagligstädning. Det finns flera alternativ. En möjlighet är att tillämpa fast timpris men att låta leverantörerna ange det antal timmar som behövs för att utföra uppdraget. I detta fall kan det vara viktigt att uppmärksamma om antalet timmar och därmed anbudspriset är orimligt lågt. Det är även möjligt att avropa städningen som ett specifikt objekt. Om ni bedömer att ni har krav utöver en normal dagligstädning, till exempel att det behövs särskild kompetens eller finns speciella svårigheter som beror på lokalerna med mera, kan ni även konkurrensutsätta timpriset.

  Eftersom det finns flera alternativ för att prissätta den dagliga städningen är det särskilt viktigt att tydligt ange vad som gäller i avropet. Se vidare Vägledning för avrop, avsnitt 3.2.5