Personalsystem

Avrop

• Går det att avropa delar av personalsystemet vid olika tidpunkter?
  Svar:

  Avrop ska omfatta leverans av personalsystem med tillhörande tjänster. Det finns inget hinder i ramavtalet för att avtals-/avropsmässigt genomföra flera avrop. Dock gäller att tilläggsfunktioner (under punkt 7 i prislistan) är angivna som delar i helhetslösningen. Det är leverantören som avgör om moduler kan levereras fristående.

  Det finns inte heller något hinder för att avtals-/avropsmässigt genomföra avrop som sträcker sig över tid, med olika tidpunkter för implementation. I avropsavtalet är detta angivet som delleverans.

• Måste vi avropa optionen migrering (punkt 2.3 i prislistan)?
  Svar:

  Nej, en option är alltid möjligt att avstå. Ni kan avropa konsulttjänster som stöd för migrering.

  Tänk på att när ni avropar konsulttjänster så har ni ansvar för ledning och styrning av arbetet samt det resultat som arbetet ska åstadkomma – var tydliga i avropet gällande vad konsulten/-erna ska genomföra och formerna för detta. För att underlätta ert arbete med att leda projektet finns hjälp att få, till exempel via ramavtalet för oberoende konsulter.

  Om ni väljer att avropa optionen migrering så har leverantören ett helhetsansvar. Leveransen sker enligt avtalets former för  leveransgodkännande, vilket innefattar leverantörens validering av uppgifterna samt ert leveransprov.

• Tillåter ramavtalet myndighetsspecifika anpassningar?
  Svar:

  Ni kan göra vissa anpassningar – dock inom ramen för den lösning som ramavtalet omfattar, med avtalad funktionalitet och med begränsning, så att inte anpassningen utgör huvuddelen av leveransen. Se ramavtalsbilaga 2, Krav på personalsystemet, punkt 1.1 Övergripande krav.

  Tänk på att ni som beställare måste planera och se till att ni har resurser för att göra leveransprov. Om ni har många myndighetsspecifika anpassningar bör ni överväga att senarelägga några av dem för att leverantören ska ha en realistisk möjlighet att kunna leverera inom nio månader.

  Fundera också på att göra uppdelning med delleveranser, det ställer krav på att myndigheten fortsätter att driva projektet och att det finns resurser för flera leveransprov samt provdriftsfaser. Om leveransen delas upp i två eller flera delleveranser kan myndigheten begära i sin avropsförfrågan att leverantören specificerar hur stor del av kostnaden som kommer att faktureras för respektive delleverans. Detta måste sedan föras in i avropsavtalet och de avtalade villkoren för betalning ska tillämpas för respektive delleverans.

  Man kan hantera en förhandling antingen genom att man tar in flera avropssvar, det vill säga förnyar och omformulerar sin avropförfrågan efter hand så att man till slut hamnar på en nivå där parterna kan mötas. Ett annat alternativ är att man tar detta i dialogen med leverantören och begär in prisuppgifter, för att sedan skicka den formella förfrågan och få till avropsavtalet.

• Får vi göra ändringar i mallen för Avropsavtal som finns på esv.se?
  Svar:

  Nej, avropsavtalet ska överensstämma med ramavtalet. Tillägg hanterar ni bäst genom att bifoga bilagor till avropsavtalet.

• Behöver vi teckna ett särskilt PUL-avtal med leverantören eller räcker det med avropsavtalet?
  Svar:

  Ja, ni ansvarar för era personuppgifter och behöver alltid teckna ett särskilt avtal med den som behandlar dem för er räkning.

Felklasser

• Vad innebär de olika felklasserna i ramavtalet?
  Svar:

  Om det uppstår fel vid användningen av Personalsystemet kan myndigheten behöva kontakta supporten för att få hjälp. För att olika typer av fel ska kunna hanteras på rätt sätt enligt ramavtalet finns en indelning av Fel i 4 olika felklasser. I ramavtalsbilagorna 1-definitioner och 2.1-Funktionella och tekniska krav på personalsystem, finns det definierat vad ett Fel är och vad de olika felklasserna innebär.
  Nedan har vi försökt sammanfatta vad de olika felklasserna innebär samt ge exempel på vilken typ av Fel man kan hänföra till respektive felklass.
  
  Felklass 1
  Det är ett kritiskt Fel som förhindrar användningen av Personalsystemet eller resulterar i felaktig löneproduktion vid Myndighet.
  
  Felavhjälpning inom 16 respektive 8 timmar.
  
  Exempel på fel i felklass 1:
  
  • Hinder i användning av hela Personalsystemet eller väsentliga delar av personalsystemet (kan för SSC gälla för en enskild Kundmyndighet)
  • Lönebearbetning eller Årsomställning kan inte genomföras
  • Lönebearbetning genererar stora felaktiga utbetalningar till merparten av personalen
  • Bankfil kan inte levereras
  • Pensionsfil kan inte levereras

  
  Felklass 2
  
  Ett allvarligt Fel som innebär att minst en väsentlig funktion eller process inte fungerar vilket leder till att användning och effektivitet i Personalsystemet hämmas.
  
  Felavhjälpning inom 5 arbetsdagar.
  
  Exempel på fel i felklass 2:
  
  • Hinder i användning av enskild funktion eller motsvarande del av Personalsystemet
  • Beräkningsfel som påverkar utbetalningar eller pensioner, för ett stort antal personer, som genererar ett omfattande merarbete
  • Skattedeklaration kan inte levereras eller är felaktig
  • Tidsanvändningsstatistik till Arbetsgivarverket kan inte levereras eller är felaktig

  
  Felklass 3
  
  Ett betydande Fel av mindre allvarlig karaktär som endast i begränsad grad hämmar effektiv användning.
  
  Felavhjälpning inom 20 arbetsdagar.
  
  Exempel på fel i felklass 3:
  
  • Beräkningsfel som påverkar utbetalningar eller pensioner, för ett fåtal personer, som genererar ett mindre merarbete
  • Beräkningsfel som påverkar saldoberäkningar (t ex semester, övertid)
  • Beräkningsfel i statistik och rapporter som inte påverkar utbetalningar

  
  Felklass 4
  
  Ett mindre Fel eller Avvikelse.
  
  Exempel på fel i felklass 4:
  
  • Mindre fel i formulär och rapporter som rubriker och övriga texter
  • Mindre funktionella avvikelser som inte påverkar användningen

Omfattning

• Finns det stöd för att redovisa arbetad tid mot projekt eller motsvarande i Primula?
  Svar:

  Ja, det finns stöd, på två sätt, för att redovisa arbetad tid mot olika projekt eller motsvarande:
  
  1. I modulen schema/bemanning så kan du redovisa tid som du ska arbeta eller har arbetat.
  2. I Primula egenrapportering kan du redovisa den tid du har arbetat.

   

• Vad ingår i kostnaden för en integration mellan Personalsystemet och ett annat system?
  Svar:

  Kostnaden för integration består av två delar.

  Del 1 - ett fast pris för integration Priser anges i ramavtalsbilaga 5 (avsnitt 2.2 och 3.2). Priset varierar beroende på vilket system som ska integreras. För integrationerna gäller att priset för integration som anges inkluderar kostnader för leverans, installation och validering av integrationen.

  Del 2 – eventuella underhållskostnader Om ni har personalsystem med driftservice ingår eventuella underhållskostnader i priset för driftservice inklusive underhåll och support (ramavtalsbilaga 5, avsnitt 2.4). Om ni har personalsystem med egen drift ingår eventuella underhållskostnader i priset för underhåll och support (ramavtalsbilaga 5, avsnitt 3.4).

Övrigt

• Vår avtalspart i kontraktet aviserar Force majeure, vad gör vi?
  Svar:

  1. Vad kan avtalsparten inte uppfylla och varför? Säkerställ att det finns en väldigt tydlig beskrivning av varför avtalsparten inte kan uppfylla enligt kontraktet, samt vilka åtaganden (delar) som inte kan uppfyllas.

  2. Vad kan avtalsparten ändå göra? Begär av parten en utredning om de sätt den fullgöra sina förpliktelser enligt kontraktet. Om det inte är möjligt, kontrollera om de kan göra något för att begränsa er skada med anledning av den uppkomna situationen. Det kan finnas möjlighet att avbeställa hela eller delar av uppdraget, se över om det finns någon typ av klausul i ramavtalet som kan nyttjas i den uppkomna situationen.

  3. Hur kan ni själva hantera situationen? Finns det tidsfrister och anmälningskrav med mera knutet till Force Majeure-klausulen?

  4. Föreligger Force Majeure? Avsnitt 33 i ramavtalet behandlar Force Majeure. Om avtalspart inte kan fullgöra sina åtaganden och det ligger utanför dennes kontroll utgör det en befrielsegrund från ansvar (skadestånd) och utförandet av åtaganden(a) ska flyttas fram till dess att hindret upphör och prestationen kan ske.

  Bara för att det finns en klausul behöver det inte innebära att den är tillämplig. En bedömning måste göras i det specifika enskilda fallet. Om det uppstår tvist ska denna i första hand avgöras genom förhandling mellan parterna, och i andra hand av svensk allmän domstol.

  5. När Force Majeure inte föreligger: Om Force Majeure-klausulen, eller annat villkor i avtalet, inte är tillämplig innebär ett meddelande om force majeure att parten begår ett avtalsbrott. Den skadelidande parten har då rätt till vite och skadestånd.

• Ramavtalet för Personalsystem löper ut 2018-12-09 och jag undrar om Kammarkollegiet har några planer på att ersätta detta ramavtal med annat ramavtal där man kan avropa personalsystem?
  Svar:

  Statens inköpscentral inkluderar Personalsystem (och Ekonomisystem) i upphandlingen Programvaror och tjänster - Programvarulösningar, där ramavtal bör vara på plats 1 januari 2019.

  Då Statens servicecenter har i uppdrag att hantera lönetjänster hos majoriteten av myndigheterna så ser vi i dagsläget inget behov av någon ytterligare upphandling av enbart Personalsystem.